Adresbestanden aanleveren

Deze informatie is bedoeld om een juiste en snelle verwerking van de adressen tbv uw drukwerkverzending te garanderen. Uw adressenbestand dient daarom aan een aantal voorwaarden te voldoen. Deze voorwaarden gelden voor verspeiding via alle verspreiders waaronder: Postnl en Sandd
Het adressenbestand dient te worden geleverd in één van de volgende bestandsformaten :

– CSV (UTF-8)
– Excel
– tekstbestanden (vaste veldlengte of komma/tab-gescheiden)

met de volgende indeling:

 Naamveld1*   Naamveld2*   Naamveld3*   Straat   Huisnummer   Toevoeging   Postcode   Plaats   Land 
 101   Winkelbedrijf   Mister X   Viaweg   74   8741 ZX   Woonplek   NL 
 102   b.v. de VOF   Weglaan   15   C   4578 XD  Leefstad   NL 

* max. mogen er 3 naamvelden worden gebruikt.

Bestandsstructuur:

– max. 3 naamvelden (zie boven)
– 1 adres op 1 regel
– boven elke kolom een kolomnaam (kopje, zoals “naamveld1” of “Straat”) op de eerste regel van het bestand
– maximale veldlengte 40 tekens (Na de 40 tekens worden de teksten afgebroken)
– laat geen lege regels tussen de adressen.
– onvolledige of onjuiste adressen worden niet verwijderd of aangepast.
– in het bestand mogen ook geen “vreemde tekens” voorkomen, deze worden in Excel vaak weergegeven als een wit hokje.
– alle Nederlandse adressen dienen in 1 bestand te worden geleverd, alle buitenlandse adressen in 1 apart bestand en verder de (eventuele) bulk adressen in een apart bulkbestand.
– niet in verschillende tabbladen werken

Benodigde aanleverinformatie tbv verwerking.
– wanneer er sprake is van bulkadressen (meerdere exemplaren naar een adres) dient dit duidelijk te zijn vermeld in de email (gestuurd aan verzending@scholma.nl).
– bij aanlevering van het adressenbestand moet in de mail vermeld worden om hoeveel adressen het gaat (incl. eventuele bulkadressen) .
– het retouradres moet duidelijk in de mail vermeld worden.
– ook dient bij aanlevering van het adressenbestand te worden aangegeven welke velden moeten worden gebruikt. Dit om misverstanden te voorkomen bij bijzondere velden (zoals abonneenummer, aanhef, relatienummer etc.)

Planning / verwerking
Het adressenbestand moet tenminste 3 werkdagen vóór 10.00 uur vóór aanbieding bij de verspreider gestuurd zijn aan verzending@scholma.nl. Wanneer de adressen dan nog niet binnen zijn, kan de aanbieding bij de verspreider vertraging oplopen.

Indien het adressenbestand niet aan bovenstaande richtlijnen voldoet, kunt u contact opnemen met Johan Roosien, tel. 050-365.35.45 of verzending@scholma.nl, om te bekijken of het bestand (evt. tegen meerpijs) geconverteerd kan worden.

Nog even in het kort :

– adressenbestand aanleveren als 1 compleet bestand.
– 1 adres op 1 regel.
– elke kolom een kolomnaam op de eerste regel
– alleen bestanden aanleveren in de aangegeven bestandsformaten.
– max. 3 naamvelden en een max. veldlengte van 40 posities handhaven
– gebruik geen vreemde tekens.
– indien sprake is van bulkadressen dan deze in een apart bestand versturen.
– aangeven welk retouradres gebruikt moet worden.
– het totaal aantal te verwerken adressen (incl. eventuele bulkadressen) vermelden bij aanlevering.
– het adressenbestand dient tenminste 3 werkdagen voor 10.00 uur voor aanbieding bij de verspreider binnen te zijn op verzending@scholma.nl.

U kunt hier een voorbeeld bestand downloaden die u kunt gebruiken.